2013年度オープンキャンパスを終えての備忘録

オープンキャンパスが終わったので、2011年度に担当した時の備忘録同様、今回気になった点を書き出しておこう。関係者や見学者（アンケート）からの抽出は後日。

事務との連携がうまくいかず、オープンキャンパス用（体験ツアー紹介）資料の編集期間がほぼなく、結果として新規に追加している舟木先生のグループ分を追加することができなかった。
最初から学生雇用することが決まっていた分、人員調整の手間はあったものの比較的スムーズに。しかし、前回もだったと思うが「担当時間10分前でもパネル準備し終えてない学生（体調不良だったらしい。緊急連絡先は一部の学生にしか周知してなかったが、メール連絡ぐらいは欲しかった）」とかがいる点はやっぱり問題。
部屋数の都合上、一部の部屋は午前と午後で異なるプログラムで併用する箇所があったのだけど、事前通知してたにも関わらずスルーされて最初から午後プログラムの準備されてしまい、午前用のスペースが不足気味に。
似たような事例として、事前通知無しに当日盛り込まれた発表が数件。前日夕方に気づけたので見学者人数調整できたけど、やっぱり教えて欲しい。。
会場設営前には掃除等を終わっておくように通知してたものの、「掃除はしたけどゴミ捨てまだ」「荷物置きっぱなし」とかあったため、もう少し強めに指導した方が良いかも。

「時間が45分しかない（その前のプログラムが延長しがちなので実質時間はもっと少ない）」ためにパネル数を厳選することと、見学者が120名程度（学科としては一番大きい部屋で60名強）のため、廊下使うなり複数部屋使うなりでうまくスタックしないように処理する必要がある。この時期の廊下は空調の都合で可哀想なので部屋に。ということで各研究室から1名＆部屋毎にパンフレットで謳っている「情報通信技術／ハードウェア・ソフトウェア技術／知能技術」3領域について一度ずつは話を聞けるようにパネル配置を調整。それなりに上手くいったと思うけど、予定してたよりパネル数が少なかった（全研究室から1名ずつ17研究室想定が、当日追加含めて12研究室）ことがやや気がかり。強制的な依頼にした方が良かったのかもしれない。
パネル配置の調整方法は早い段階で決めていたものの、情報共有できてなかったらしく擦り合わせ方法に問題あり。（教員MLでは周知してたんだけど）
誘導は各部屋フリー要員2名＋教員で対応したけど、はぐれる見学者もいたようなのでもう1,2名ヘルプ学生がいると良さそう。

特に無し。強いて言うなら「在学生との意見交換会」があるからそれで良いんじゃない？とは思うけど、時間的にこの時間しか来れない見学者もいることはいるだろうとは思う。

事前通知してたものの椅子を用意できたグループは美来工科＆高良研の2カ所のみかな？　説明の都合もあるから仕方ないとは思うけど、見学者はほぼ立ちっぱなしで数時間過ごすことになるため要改善。これもツアー形式辞めて祭りブース出展形式にしたら解決できるのに。

一度全体で司会者が仕切る形で進め、その場では話しにくいことは小グループに分かれる形での実施。予定30分の所1時間以上立っても話が弾んでるグループが多く、聞けたいことが聞けてたのなら良かったんじゃないかと。